LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS DE REGISTROS Y NOTARIAS SEGÚN LA AUTORIDAD ÚNICA NACIONAL PARA LA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES Y PERMISOS Y EL SERVICIO AUTONOMO DE REGISTROS Y NOTARIAS (SAREN)
SEGÚN CIRCULAR SAREN-DG-CJ-DSR-N° 001

Por: Juditas Delany Torrealba Dugarte

Generalidades

     El decreto con rango valor y fuerza de ley de simplificación de trámites administrativos, ha estado presente en el ámbito del Derecho Administrativo venezolano, desde el año de 1999 al ser publicada, en fecha 22 de octubre de 1999, en la Gaceta Oficial Extraordinario Nº 5.393 con dos posteriores reformas una realizada en el año 2008 también publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 5.891 Extraordinaria del 31 de julio de 2008, con una última reforma de reciente data del año 2014 contenida en la Gaceta Oficial Extraordinaria 6.149, del 18 de noviembre de 2014, buscando desde su creación de una manera desafortunada la eliminación de la burocracia en los trámites y obtención de permisos ante la administración pública. Sin embargo en lugar de haberse aplicado de manera eficiente, cada día  ha sido notoria la implementación de nuevos requerimientos que obstaculizan que los usuarios obtengan de conformidad al artículo 51 de la normativa constitucional “relativo al derecho de petición” oportuna y adecuada respuesta. Pero aunque esta normativa ya estaba presente en el ámbito venezolano su aplicabilidad había sido poco desarrollada en muchos aspectos dado que los planes de simplificación por partes de los órganos y entes en todos sus niveles se han ido cumpliendo con lentitud; solo observándose un avance significativo cuando en el año 2014 se creó una figura denominada “Autoridad Única Nacional en Trámites y Permisología (AUNTP)”  en la misma fecha que fue publicada según la misma reforma.

Registros y Notarias

Ahora bien debe enfatizarse que al tratarse de  un trámite ante un registro o notaria las cuales están adscritas al Servicio Autónomo de Registros Notarias (SAREN) los mismos algunas veces han generado impaciencia, impotencia y sobre todo molestia dado que muchas veces habiéndose presentando todos los recaudos exigidos como “solvencias” entre otros, estos pierdan vigencia en el tiempo de espera, observándose que el estar en un registro sobre todo sea mercantil o publico se convierta en una aventura de unos cuantos días, recurriendo finalmente en algunos casos a la ayuda de un “gestor” quien muchas veces ni siquiera siendo profesional del derecho se dedica a facilitar o a canalizar en un número considerable de horas en resolver lo que burocráticamente incide en el resultado final de dichos tramites. Es así que habiendo sido una realidad y teniendo como labor esta autoridad única la función de “controlar” a los diversos órganos y entes de la administración pública, de manera peculiar el poder ejecutivo nacional representado por el Presidente de la República designaron al titular de la Autoridad Única Nacional en Trámites y Permisología (AUNTP), titular también del Servicio Autónomo de Registros y Notarias adscrito al  Ministerio de Interior, Justicia y Paz según Gaceta, Oficial 40.527, por parte de la Presidencia de la República bajo el decreto 1.343 de fecha 27 de octubre de 2014, factor que a nivel de organización administrativa le dio una doble titularidad, pero que trajo como consecuencia que en la referida área en fecha 07 de enero de enero de 2015 fueran implementadas medidas “aparentemente” favorables a los usuarios de registros y notarias por medio de un instrumento jurídico denominado CIRCULAR SAREN-DG-CJ-DSR-N° 001 la cual con trece medidas en forma de lineamientos de cumplimiento obligatorio quieren cumplir con la aplicabilidad de la simplificación en estas unidades organizativas adscritas al SAREN.

Comentarios sobre la circular SAREN-DG-CJ-DSR-N° 001

   Tomando en cuenta la naturaleza jurídica de las circulares, la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA) publicada en la Gaceta Oficial Extraordinaria Nº 2.818, el día miércoles 01 de Julio de 1.981, en su artículo 17 estipula el alcance del referido acto administrativo al señalar que: “Artículo 17°Las decisiones de los órganos de la Administración Pública Nacional, cuando no les corresponda la forma de decreto o resolución, conforme a los artículos anteriores, tendrán la denominación de orden o providencia administrativa. También, en su caso, podrán adoptarlas formas de instrucciones o circulares”. Esto quiere decir que dada su conceptualización y naturaleza  sean definidas como: disposiciones de carácter general que se dictan en el ámbito interno de la organización administrativa y mediante las que los órganos superiores, en desarrollo del principio de jerarquía orgánica, dirigen la actividad de los inferiores y del personal al servicio de la Administración, por lo tanto al emanar del SAREN y la AUNTP se hace de aplicabilidad plena para las instancias superiores que en este caso serian los registros principales, públicos, mercantiles y las notarias quedando por los momentos excluidos otros tipos de registros como el Servicio Autónomo de Propiedad Intelectual (SAPI), el cual no se encuentra regido por estos lineamientos ni está adscrito al ministerio de Interior, Justicia y Paz. Es así que se estipulan una serie de “supuestos” derechos analizados seguidamente:

1.- No se exigirá fotocopia de la cedula de identidad, ni fotocopia del Registro de Información Fiscal, como requisito para la tramitación de los actos jurídicos: Debe tomarse en cuenta que la misma Ley de identificación publicada en la gaceta oficial 6.155 Extraordinaria de fecha 19 de noviembre de 2014, establece en su artículo 13  que: “la cedula de identidad constituye el documento principal de identificación, para los actos civiles, mercantiles, administrativos y judiciales y para todos aquellos casos en los cuales su presentación sea exigida por la ley…”, eso por lo tanto quiere definir lo esencial del rol de la cedula, entonces si como abogado no se exige una “fotocopia” de la cedula de identidad a la parte ¿Se presume la veracidad de los datos del documento? ¿El usuario en este caso deberá recurrir en todo momento con su cedula original a los fines de realizar los trámites registrales o notariales? ¿Acaso ya existe por parte del SAREN y la AUNTP una base de datos entrelazada con el Servicio Autónomo de Identificación, Migración y Extranjería (SAIME) donde se verifique la exactitud de los datos y la concordancia con los datos del documento a ser inscrito o autenticado? Debe tomarse en cuenta que en la práctica respecto a los estados civiles de los otorgantes muchas veces se presentan disparidades, así que no tener una fotocopia de la cedula y proponerlo como un mecanismo de simplificación es altamente discutible, tomando en cuenta que estaría por jerarquía normativa restando importancia a una disposición legal que prevé la Ley de identificación por una circular que es de rango sub legal, dado que aunque la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos del año 2014 estipula según su artículo 19 , la supresión de la eliminación de copias, igual al momento de cumplir el trámite debe presentar un documento original de identificación que en consonancia de la Ley de Identificación sigue siendo la cedula de identidad ¿Entonces acaso realmente la supresión de la copia es un avance?.

2.-No se establecerá ningún tipo de control que limite en forma alguna la atención de los usuarios y usuarias; así como, la cantidad de tramites diarios que estos puedan realizar en las oficinas de registros y notarias. (Ej. El uso del terminal del número  para la atención de usuarios por día de semana): Sobre este tópico era uno de los aspectos más burocráticos que recaía sobre los Registros y las Notarias adscritos al SAREN, sin embargo habría que pensar, ¿Realmente el establecimiento de este tipo de medidas, garantiza la alternabilidad de atención oportuna y adecuada de diversos usuarios, ante la existencia de sujetos como “los gestores” quienes en rubros como la compra-venta de vehículos por ejemplo a nivel de notarias muchas veces acaparan en tiempo sobre la atención que diversos usuarios podrían detentar?, situaciones como estas tendrían que ser manejadas con mayor equilibrio, sobre todo ante el hecho que pudiera salvaguardar como usuario a aquel que tenga mayor numero de documentos por presentar, al contrario de la variedad de usuarios que puedan recurrir, también creando un estado de vulnerabilidad que afectaría el derecho constitucional de petición, dado que los registros y las notarias tienen horarios de atención en que todos tienen que obtener una oportuna y adecuada respuesta.

3.-La atención al usuario será de lunes a viernes, desde las 8:00 am hasta las 4:00 pm (HORARIO CORRIDO): Sobre este tópico habría que pensar, si sería factible en una notaria o registro donde por ejemplo solo haya un abogado revisor y que el mismo lógicamente tiene derechos laborales (si es contratado) o analógicamente si es funcionario público pero tendría que tomarse en cuenta que la Ley Orgánica del Trabajo, el Trabajador y la Trabajadora en lo relativo al tiempo de descanso y alimentación al señalar que: El tiempo de descanso y alimentación puede ser de 30 minutos, si  no puede salir del lugar donde presta sus servicios. El tiempo mínimo es de una hora y puede fraccionarse en dos partes iguales. Bajo esta perspectiva habría que pensar ¿Realmente sería factible? en una notaria o registro donde por su naturaleza exista una amplia gama de personal calificado sería factible, pero de lo contrario no podría una circular de carácter sublegal llevarse por delante derechos progresivos como los laborales o funcionariales. 

4.-Poner a disposición de los usuarios y usuarias, toda la información necesaria que permita conocer que se requiere para la tramitación de cualquier acto jurídico en las oficinas de registros y notarias: El artículo 38 de la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (LSTA) 2014 establece el deber de ofrecer la información completa, es por ello que debe otorgarse información sobre el estado de sus trámites y sus resultas, estableciéndose la opción de que dichos órganos tengan páginas web que tengan la información pormenorizada sobre los recaudos  y estado de los tramites, también como la fijación de sitio visible en el mismo registro o notaria sobre los recaudos exigidos, así como de sus resultas, la instauración de taquillas u oficinas de atención al público mejor conocidas en otras Instancias como las OAP podrían ser una opción interesante siempre y cuando existiera la sistematización total del estado de trámites de los documentos que son presentados ante los registros y las notarias.

5.-No devolver documentos por correcciones de redacción, cuando estas no afecten el fondo del acto jurídico que se está realizando: Debe tomarse en cuenta que la ortografía no debe confundirse con la redacción dado que la resolución no implica, la apertura a que existan en los documentos un compendio significativo de errores ortográficos, al contrario deben diferenciarse ambos términos, dado que ortografía significa la forma de escribir correctamente las letras y signos de una lengua, mientras que la redacción es el acto de escribir ideas, por lo que la ortografía es el medio para dominar el lenguaje y por tanto una herramienta que se necesita emplear para reafirmar la redacción por lo tanto eso significa que en el modo de redacción no debe incidir el obstáculo, al contrario de la ortografía que si afecta notoriamente al documento y que debe ser modificado, dado que si altera su fondo, si el modo de escritura y de plasmar la idea no lo hace, no es un obstáculo.

6.-Informar de manera oportuna a los usuarios y usuarias, las correcciones de fondo de sus documentos que imposibiliten la tramitación del documento presentado, con el fin de garantizar celeridad en la realización del tramite: El derecho de petición consagrado en la normativa constitucional a obtener una “oportuna y adecuada respuesta” se convierte en el mayor derecho de los usuarios al momento de iniciar un tramite de allí que debe informarse oportunamente a los usuarios sobre que deben corregir muchas veces a nivel de los registros por el alto volumen de trámites que manejan se presentan demoras en la entrega de correcciones de fondo, aspecto que es el mayor obstáculo para la finalización del trámite y su celeridad, en este sentido, aunque redactado genéricamente se debe garantizar el cumplimiento de este derecho para los usuarios, aunque no menciona como se logrará el cumplimiento oportuno de este precepto.

7.-No exceder el lapso de TRES DIAS HABILES, para la inscripción o autenticación de los documentos: Es notorio que al no tener objeciones y habiendo sido las mismas corregidas, en un máximo de TRES DIAS HABILES debería estarse llevando a cabo el otorgamiento, en la práctica ha sido reiterado que en los registros mercantiles muchas veces el plazo del otorgamiento tenga un periodo de diferencia hasta de 20 días, producto de la lista de espera que se tiene para materializar finalmente la inscripción del mismo, por ello debería llevarse a cabo desde el momento que se pagan los derechos registrales en un periodo máximo de tres días; pero no puede omitirse un punto álgido para el derecho registral de los usuarios como es el atinente “al habilitado” dado que este lapso seria el que sobre trámites ordinarios amerita,  pero ¿Qué sucede cuando tengo la causa justificada para la habilitación?. En la práctica la habilitación generalmente con un costo adicional de equivalente en unidades tributarias, no es percibida directamente por los funcionarios adscritos al registro o notaria, siendo recaudado directamente en beneficio del SAREN  hecho que genera molestias o cierto malestar en los funcionarios quienes deben brindar mayor celeridad y premura a un trámite del cual no obtienen ningún fomento por la realización del mismo; situación que ha generado para estos que algunos usuarios que frecuentemente acceden a los registros o notarias deban colaborar con dichas instancias a través de colaboración con algún producto que presupuestariamente se les ha agotado, o el pago en efectivo de una suma exigida por el notario o registrador hecho que incita a la corrupción pero que vincula a querer fomentar que la actividad de habilitación no sea traumática.

8.-Los documentos deberán ser entregados a los usuarios, el mismo día del otorgamiento: Este es sin lugar a dudas un deber necesario por parte de los registros y notarias, muchas veces en la fecha de entrega de los documentos existe hasta la espera de una semana, dado que hay una gran demanda de documentos que deben tener la firma del registrador o el notario, y esto a veces al recaer en una sola persona atrasa la entrega oportuna, por lo que ante la obligación de puntualidad en la entrega se deben crear mecanismos; es de hacer notar que debería a largo plazo orientarse al uso de la firma electrónica, como medio de facilitar el trabajo del funcionario registral, pero con la credibilidad necesaria en aras de mantener la seguridad jurídica.

9.-Los Registradores y Notarios colocaran a la vista de todos los usuarios y usuarias el aviso que contienen los canales de comunicación para sugerencias y/o denuncias aprobado por la Dirección General del SAREN: La publicidad de los tramites es algo que en las normativas administrativas ha sido propuesto inicialmente por la Ley Orgánica de Administración Pública, la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos y más recientemente por el Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley sobre acceso e intercambio electrónico de datos, información y Documentos entre los órganos y entes del Estado publicada en la Gaceta Oficial 39.945 de fecha 15 de junio de 2012, hablándose que esta publicidad necesaria de los tramites no solo debe limitarse al ámbito físico de la oficina del Registro o Notaria sino por el contrario debe abordarse mucho mas allá al establecimiento de paginas web, blogs, redes sociales entre otros, y ante cualquier denuncia tener de manera visible en todos estos medios la comunicación visible y accesible y por otra parte que exista una plataforma comunicacional que si permita a los usuarios tener una atención oportuna y adecuada por líneas telefónicas de asistencia u otras a los que los usuarios puedan recurrir ante cualquier vicisitud, de este modo lo afirmado tiene su basamento en los artículos 38, 39 y 40 de la LSTA (2014)

10.-Los registros y las notarias, establecerán mecanismos eficientes para garantizar la atención oportuna, sencilla y segura a los usuarios, todo ello con estricto apego a los principios de legalidad, simplicidad transparencia, celeridad, eficacia, responsabilidad, desconcentración y presunción de BUENA FÉ de los usuarios: En este sentido debe tomarse en cuenta que la misma Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, menciona en su artículo 141 fundamenta la prestación de sus servicios a los usuarios en una amplia gama de principios como son: honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho. Esto quiere decir por lo tanto que ya desde un ámbito constitucional es netamente responsabilidad de los mismos el cumplimiento cabal de estos principios; no obstante, sin embargo la misma LSTA (2014) sin embargo los artículos 6 y 7 de la referida normativa hacen alusión a una serie de lineamientos y el contenido de los planes de simplificación dado que no se puede considerar una tarea desordenada, y en el ámbito de la presunción de buena fé se establece en sus artículos 33, 34 y 35 la necesidad del diseño de un control posterior que de cierta manera fortalezca la seguridad y la credibilidad que el órgano o entre debe tener, que en este caso los registros y las notarias deberían tener pero con un previo diseño del SAREN mas no de cada notaria o registro ante su falta de autonomía; mas aun no teniendo esta circular rango legal, siendo por lo tanto complicado por parte de estas unidades organizacionales este tipo de lineamientos en el ámbito de sus competencias.

11.- Los Registradores, Registradoras, Notarios y Notarias titulares designarán previa aprobación de la Dirección General, la cantidad de Registradores, Registradoras, Notarios y Notarias auxiliares necesarios, según los lineamientos establecidos por la máxima autoridad del SAREN, con el propósito de optimizar el buen funcionamiento de la Institución: En este ámbito se observan algunas dudas que tendrían que ser tomadas en cuenta ¿Qué funciones tendrán los registradores o notarios auxiliares?. En este ámbito, debe tomarse en cuenta realmente que quien revisa y avala el tramite inicialmente es el abogado revisor, hoy en dia se tiene también la figura del Jefe de servicio, pero si en el numeral siguiente se explica que la responsabilidad directa es de los notarios o registradores titulares ¿Qué sentido tiene la creación de este tipo de funcionarios? ¿Para qué firme ante la cantidad de rubricas que muchas veces deben ser estampadas en los documentos?, ¿Sera un abogado o jefe de servicio con mayores potestades?, ¿La designación previa aprobación acarreara mejoras salariales para estos sujetos?; realmente la creación de esta nueva figura en lugar de hacer una delegación de firma llama mucho más a la burocracia, y en caso dado de tenerse designados para cubrir las ausencias por enfermedad o vacaciones del registrador o notario como seria su situación jurídica en la unidad organizacional, eso debe definirse en términos legales, no a través de una circular que genera mayores dudas.

12.-Los Registradores, Registradoras, Notarios y Notarias titulares son los encargados directos (indelegable) de la ejecución y cabal cumplimiento de las normas establecidas en esta circular: Ratificando lo que en el numeral anterior se afirmó, este numeral deja sin efecto lo señalado en el anterior, ante la necesidad de que la ejecución y cumplimiento pleno de los lineamientos recaigan sobre el registrador o notario titular; debe tomarse en cuenta que a nivel constitucional el 137 establece que: “La Constitución y la ley definen las atribuciones de los órganos que ejercen el Poder Público, a las cuales deben sujetarse las actividades que realicen”. Eso quiere decir por lo tanto que siendo estos sujetos quienes ejercen la jefatura en sus respectivos registros o notarias son los encargados directos, no obstante ante la acción invasiva de lineamientos por parte del SAREN, tendría que hacer el respectivo organismo inspecciones y seguimientos, a través de auditores o inspectores, pero siendo ampliamente estricto en su aplicabilidad, y solicitando constantemente estadísticas y las opiniones de los usuarios, algo que se torna en una tarea de amplio espectro pero que llevaría a observar la ejecución de los lineamientos planes y programas.

13.-Los Registradores, Registradoras, Notarios y Notarias titulares deberán ser los primeros en llegar a la oficina y los últimos en retirarse. En caso de cualquier ausencia la notificarán a la dirección correspondiente: En este sentido no se niega la necesidad de “puntualidad” y/o “asiduidad” para los registradores y notarios, pero si el horario conforme al numeral 3 es de lunes a viernes, desde las 8:00 am hasta las 4:00 pm ¿Acaso tendrán que llegar antes de las 8:00 am e irse después de las 4:00 pm? ¿Tendrán la labor de abrir y cerrar la notaria o registro?. Esto es un factor también relativo dado que aun estando dichos cargos estrictamente ligados a la política, se está prácticamente afirmando que el registrador y notario tendrá que estar en su respectiva oficina entre 9 y 10 horas, aunado a que es lógico que las ausencias deben ser notificadas ¿Pero realmente cambiará la práctica de algunos funcionarios de este tipo en ausentarse justamente por hacer labor política?. Esto sería otro de los factores que necesita una mejor descripción dada la naturaleza de la labor y función que se realiza.

Consideraciones Finales

  Luego de haber analizado detalladamente los numerales que conforman la CIRCULAR SAREN-DG-CJ-DSR-N° 001 de fecha 07 de enero de 2015, hay batantes imprecisiones, se quieren crear medidas por medio de esta circular que solo serian medidas aplicable cabalmente al estar plasmadas en la legislación o en su defecto si se hicieran reformas en las normativas que colidan con esta circular; siempre cuando se habla de simplificación, vienen a mi mente las palabras de uno de los grandes autores de la Simplificación Administrativa española como  lo es: Sebastián Martin- Retortillo Baquer quien ha señalado: Las tres especies de simplificación son: la normativa, la organizativa y la procedimental. Y sobre ellas deben tomarse medidas como la desconcentración, el establecimiento de procedimientos vía electrónica y el diseño de una estructura amplia gama de medidas que garanticen un mejor servicio pero que no se vulnere la seguridad jurídica; dado que es allí donde la eliminación de barreras sin afrontar la implementación de lineamientos con basamento y planificación debida, se pueden convertir en una práctica peligrosa y que a largo plazo se plasmen en derechos ineficaces que realmente no garanticen a los usuarios mejoras sustanciales.

Juditas Delany Torrealba Dugarte
Abogada UCAT (2005).
Especialista en Derecho Administrativo UCAT (2008).
Doctora en Ciencias del Derecho UCV (2011).
Profesora a nivel de pregrado y postgrado en diferentes universidades.
Abogada en ejercicio.